各学院：

毕业生档案整理转递工作是毕业生就业派遣工作的重要环节，按照《河南工程学院学生档案管理办法（试行）》的要求，为确保我校毕业生档案安全、准确、迅速转递到位，现将18届、20届毕业生档案工作的相关事项安排如下：

一、档案封装要求

1、材料归档。归档材料应真实完整，整理档案时参照《河南工程学院学生档案目录》，凡规定需要组织审查盖章或本人签字的，应予以完善，档案目录上档案责任人要签字或盖章。

2、档案封装。各学院发放档案时，毕业生要在档案转递通知单上联签字（作为档案转递凭证、由学院妥善保管），档案转递通知单下联和《就业报到证》（白联）装入档案袋内,（《就业报到证》蓝联交给学生），所有资料归档后，密封档案使用学校统一印制的档案袋和密封条，档案密封完好并加盖学院行政章（骑缝章），档案袋封面写上学生姓名、学号。

二、档案转递方式

1、自带档案。 落实档案派遣单位的毕业生可根据本人意愿，自己把档案送到档案接受单位。

2、邮寄档案。档案派遣单位不接受毕业生自己送交档案，可由学校通过邮政EMS标准快递邮寄档案。档案寄出后，学院要通知毕业生在一个月内及时联系档案派遣单位查询或登录www.ems.com.cn网站、拨打邮政11183电话进行跟踪查询。（特别提醒：邮政EMS的去向记录只保存半年，超过期限则无法查询。）

三、档案邮寄要求

1、邮寄档案快递面单的打印。邮寄档案快递面单的打印由学生处联系邮局统一打印，请各学院于2020年6月17至18日向学生处移交需要邮寄的毕业生档案名单和邮寄地址，按《学院毕业生档案邮寄汇总表》的格式（见附件）录入信息，要求档案转寄的单位、地址具体详细。学院上交一份纸质版《学院毕业生档案邮寄汇总表》，并把电子版发送至王若雨老师的OA邮箱。

2、邮寄档案的贴单、封套。各学院按照学生处通知及时领取快递面单和“高校学生档案专用”寄递封套。封印时一学生一袋，将学生档案装入“高校学生档案专用袋”，快递面单张贴在“高校学生档案专用袋”封口处，并将“快递面单第三联”留存学院，以备毕业生查询。

3、邮寄档案的时间、地点。大致时间定在6月25日－6月29日，各学院老师整理好档案后，请及时和学生处联系。学生处安排邮政公司服务上门，到各学院办公室收取档案。邮寄档案时，学生处老师会在现场检查工作，学院老师要和邮局核对邮寄档案的名单与数量，并在“高校学生档案专用袋”封口处加盖骑缝章（学生工作处章），整理完毕后，档案由邮局带走。

                                                                                        河南工程学院学生处

                                                                                            2020年5月25日